Functiescheiding: wat is het en waarom is het belangrijk?

Vanuit de controlepraktijk krijg ik regelmatig te maken met de term ‘functiescheiding’. Het is een bekende term binnen de wereld van ondernemers. Functiescheiding vormt een essentiële rol bij het inrichten van bedrijfsprocessen. Kijkend naar de technologische ontwikkelingen zal functiescheiding alleen maar belangrijker worden in de toekomst. Maar wat is functiescheiding eigenlijk en waarom is het zo belangrijk voor u als ondernemer?

Functiescheiding is het verdelen van verantwoordelijkheden en bevoegdheden over verschillende personen/functionarissen binnen uw organisatie. Door functiescheiding wordt de afhankelijkheid van individuen geminimaliseerd en worden verschillende functionarissen met tegengestelde belangen geïntegreerd in het proces. Het is hierbij belangrijk dat de verantwoordelijkheden en bevoegdheden niet bij één persoon worden ondergebracht. Zo kunt u fraude voorkomen en ervoor zorgen dat uw werknemers de doelen van uw onderneming nastreven!

Bij het uitvoeren van bedrijfsprocessen zijn er een aantal functionarissen binnen uw organisatie die een rol bekleden. Om het belang van een goede functiescheiding te illustreren zal ik gebruik maken van een voorbeeldproces waarbij functiescheiding cruciaal is: het inkoopproces. Bij dit proces is het wenselijk dat er onderscheid wordt gemaakt tussen het inkopen (bestellen), de magazijnontvangst (goederen inklaren) en de crediteurenadministratie (vastlegging financiële administratie). Deze handelingen worden uitgevoerd door verschillende functionarissen van verschillende afdelingen met tegengestelde belangen. Zo kan de inkoper bijvoorbeeld geen goederen voor zichzelf bestellen namens de onderneming. De goederen worden namelijk in ontvangst genomen door het magazijn en de registratie vindt plaats bij de crediteurenadministratie.

Met de hedendaagse ontwikkelingen op het gebied van IT zijn er genoeg mogelijkheden om functiescheiding in de systemen te implementeren. Aan de hand van toegekende bevoegdheden aan werknemers wordt de functiescheiding gewaarborgd. In de controlepraktijk toetsen wij deze rechten en rollen structuur regelmatig. Aan de hand van een export van het systeem kunnen wij met behulp van data analyse efficiënt concluderen of er tekortkomingen en/of verbeterpunten zitten in de rechten en rollen structuur.

Bent u tevreden met de functiescheiding binnen uw bedrijfsprocessen? Benieuwd naar het advies dat wij u kunnen geven over de optimalisatie van de functiescheiding binnen uw onderneming? Bij Actan adviseurs & accountants denken wij graag met u mee!

yassir.jpg  Yassir Rassir LinkedIn
 Assistent Accountant

 E. yassir.rassir@actan.nl
 T. +31 20 653 21 00

 

 

 

Wij zoeken collega's

 

Vacatures

TIJD VOOR ONDERNEMEN MET

 

ACTAN ONLINE 

Maak kennis met

de mensen

van Actan 

Stel mij een vraag

Specifieke informatie nodig?

Stel ons een vraag

T +31 20 653 21 00